Pandemia dobitnie pokazała, że reorganizacja pracy biurowej jest nie tylko możliwa, ale i potrzebna. Konieczność utrzymywania społecznego dystansu doprowadziła do tego, że sporo pracowników biurowych przeniosło się na pracę zdalną. Wielu z nich już w takim trybie pozostanie. Pojawia się też nowa koncepcja biur hybrydowych. Jak będzie wyglądać przyszłość wielkopowierzchniowych budynków tego typu?

Rewolucja, która była kwestią czasu

Sytuacja epidemiczna być może jedynie przyspieszyła proces, który już od jakiegoś czasu zbliżał się do nas wielkimi krokami. Możliwości technologiczne i coraz lepsze połączenie internetowe (które w przyszłości będzie jeszcze bardziej wydajne za sprawą technologii 5G) postawiły pod znakiem zapytania konieczność stacjonarnego pojawiania się w miejscu pracy. W latach 2005 – 2020 aż o 140% wzrosła liczba osób pracujących z domu.

Bardzo często większość obowiązków i tak wykonuje się zza biurka. Co za różnica czy robi się to w biurowcu, czy w domowym zaciszu? Oszczędza się czas i pieniądze przeznaczane do tej pory choćby na dojazd i posiłki w ciągu dnia.

Takie podejście nie jest obce pokoleniu Millenialsów, którzy odpowiadają za dzisiejszą wymianę pokoleniową na rynku pracy. Wielu młodych pracowników oczekuje dziś elastycznych godzin i form pracy, na przykład pół stacjonarnie i pół w modelu home office. Jeśli dodatkowo połączyć to z coraz wyższymi czynszami za wynajem powierzchni biurowej i zmniejszającą się ilość miejsc parkingowych dostępnych dla pracowników, zwłaszcza w centrach wielkich miast, to efekt nie jest zaskakujący: praca zdalna jest dziś czymś normalnym. Już wcześniej, przed rokiem 2020, aż 55 proc. firm globalnie oferowało jakąś formę pracy zdalnej. Ale, ze względu na pandemię, po raz pierwszy w historii dotyczy tak dużej grupy pracowników naraz.

Nie wszyscy są zadowoleni z takiego obrotu spraw, jednak ogólny trend jest raczej pozytywny. Jak pokazują dane, aż 99 proc. pracowników na świecie wyraża chęć kontynuowania pracy zdalnej w przyszłości, a 77 proc. zatrudnionych uważa, że takie wykonywanie obowiązków jest dla nich po prostu bardziej efektywne.

Oczywiście nie dla wszystkich praca zdalna jest wybawieniem. Pracownicy wskazują również na negatywne strony wykonywania obowiązków zawodowych na odległość. Mówi się między innymi o poczuciu alienacji, braku związania z dotychczasową kulturą korporacyjną i braku przynależności do grupy, o trudnościach w nawiązywaniu efektywnych relacji oraz o niemożności oddzielenia życia domowego od firmowego.

Biorąc to wszystko pod uwagę, wiele wskazuje na to, że praca zdalna nie będzie jedynym dostępnym dla pracowników biurowych rozwiązaniem. Prawdopodobnie rozwiną się nowe formy wypełniania obowiązków: kilka godzin z domu, kilka godzin z biura; w systemie wymiennym tydzień po tygodniu; raz w tygodniu w biurze, a reszta w domu itd. Co za tym idzie, także biurowce będą musiały sprostać hybrydowym scenariuszom zatrudnienia.

Zmieniają się potrzeby najemców?

Utrzymywanie wielkich szklanych biurowców jest dziś po prostu nieefektywne. Rok 2020 i przyszłe lata prawdopodobnie zrewolucjonizują ten obszar urbanistyczny. Już teraz widać nieśmiałe zalążki tego nowego zjawiska.

Dane zebrane przez Polską Izbę Nieruchomości Komercyjnych (PINK) pokazują, że w II kwartale roku 2020 o około 0,7 proc. w skali regionów wzrósł udział pustostanów. Z kolei z danych firmy doradczej JLL wynika, że na warszawskim rynku biurowym na koniec III kwartału 2020 r. popyt był o 35 proc. niższy niż w tym samym okresie w roku ubiegłym. W stolicy zwiększyła się zarazem podaż powierzchni na podnajem, zwłaszcza tych ulokowanych w ścisłym centrum.

Być może takie wartości liczbowe nie są dla wszystkich szokujące, ale eksperci są zdania, że same statystyki to nie wszystko. Liczą się także szczegóły negocjowanych umów najmu. W przypadku powierzchni wielkometrażowych przedsiębiorcy wykazują sporą ostrożność i zależy im na większej elastyczności. Biorą bowiem pod uwagę zarówno zwiększenie, jak i ograniczenie dostępnych zasobów. Są też mniej skłonni do podpisywania kontraktów na przykład na 10 lat do przodu. Przedstawiciele biznesu otwierają sobie w ten sposób “furtkę” do ewentualnej relokacji lub zmodyfikowania form zatrudnienia.

Jak zatem kreśli się przyszłość? Przed firmami pojawiły się nowe wyzwania: konieczność zapewnienia odpowiedniego dystansu społecznego, zminimalizowanie dużych skupisk, wreszcie zmieniające się oczekiwania samych pracowników co do formy i bezpieczeństwa pracy. To prawdziwa rewolucja i przedsiębiorstwa już teraz muszą skupić się na poszukiwaniu innowacyjnych, elastycznych modeli działań. Specjaliści są zdania, że mało prawdopodobne, by powrót do biurowych realiów sprzed pandemii był możliwy.

Rozwiązania APA dla biur w nowej rzeczywistości

Według analiz Cushman & Wakefield, przedstawiciele 73 proc. firm uważają, że hybrydowa forma pracy stanie się obowiązującą normą. Zmieniają się przyzwyczajenia, a pewne lęki i obawy pozostaną z nami jeszcze na długo.

Z pewnością część firm “przerzuci się” na biura wirtualne, wzrośnie wielkość stanowiska pracy, a dodatkowo większą uwagę będzie się przywiązywać na przykład do liczby pracujących osób.

Dlatego w APA aktywnie działamy na rzecz zwiększonego komfortu i bezpieczeństwa pracowników, oferując rozwiązania technologiczne na miarę współczesnych realiów. Przykładem jest System rezerwacji sal (inaczej SRS), czyli proste narzędzie, dzięki któremu zarządzanie przestrzenią budynkową będzie dużo łatwiejsze.

Zautomatyzowany system rezerwowania sal pozwala na sterowanie salą konferencyjną, ułatwiając organizowanie spotkań biznesowych. Ale to nie jedyna przydatna funkcjonalność. Otóż SRS umożliwia także oglądanie w czasie rzeczywistym liczby osób znajdujących się w danej chwili w pomieszczeniu. Takie informacje wyświetlają się na urządzeniu zamontowanym przy wejściu. Jest również możliwość prezentowania raportów online dotyczących rezerwacji sal oraz wysyłania automatycznych zaproszeń do uczestników.

Nie wiadomo, czy w kolejnych latach znów nie dojdzie do zagrożenia epidemicznego. Dlatego warto przygotować się na taką ewentualność, czerpiąc z doświadczeń i narzędzi opracowanych w 2020 roku. W APA postanowiliśmy wykorzystać w tym kontekście system Nazca, którego funkcjonalność sprawdza się do monitorowania temperatury pracowników przed wejściem do biura. Polega to na tym, że pracownik loguje się do aplikacji Nazca przy pomocy wcześniej utworzonego przez administratora konta kodu QR. Następnie rejestruje swój stan zdrowia poprzez widżet systemowy w aplikacji. W tzw. Dzienniku zdarzeń wyświetlają się informacje na temat każdego pracownika w ciągu dnia.

Świat po pandemii zmieni się diametralnie, ale nie wszystkie transformacje okażą się negatywne w skutkach. Otworzą się nowe możliwości i nowe formy współdziałania. A w tym wszystkim ogromną rolę odgrywać będzie technologia.