Serwis korporacyjny APA Group  

Artykuły

Jak SRS pomaga efektywnie wykorzystać przestrzeń biurową?

SRS to skrót od Systemu Rezerwacji Sal – intuicyjnego narzędzia stworzonego przez APA Group. Dzięki niemu możesz sprawnie zarządzać zasobami biura, ale przede wszystkim znacząco podnieść efektywność pracy w firmie. Poznaj SRS i dowiedz się, jakie korzyści może Ci przynieść.

Czy tak prozaiczna czynność jak rezerwacja sali konferencyjnej lub części przestrzeni biurowej może wpływać na efektywność pracy? Co do tego nie mamy żadnych wątpliwości. Pracownicy biurowców doskonale wiedzą, jak wygląda wewnętrzna walka o miejsce na przeprowadzenie firmowej konferencji, wideorozmowy z pracownikami innej filii czy ważnego spotkania z klientami. Znalezienie odpowiedniego pomieszczenia czasami graniczy z cudem, powodując przy tym kłopoty w komunikacji między pracownikami. Nic w tym dziwnego. Poszukiwania sali zabierają im czas i dezorganizują dzień, nie raz zmuszając do przesuwania istotnych planów. A w biurze często pracuje nawet kilkadziesiąt osób, które dzielą się na teamy, mają swoje projekty i klientów. Każdy z zespołów organizuje przecież swoje wewnętrzne spotkania, przyjmuje kontrahentów, dba o jak najlepszą organizację i warunki do rozmów. Wgląd w plan rezerwacji sal oraz możliwość szybkiej rezerwacji potrzebnej przestrzeni, rozwiązuje nie tylko problemy organizacyjne i komunikacyjne, ale pomaga zyskać cenny czas.

Efektywne zarządzanie biurem

System rezerwacji sal (SRS) to proste i intuicyjne narzędzie służące do zarządzania przestrzenią budynkową. Jest elastyczny, wielofunkcyjny, mobilny i wygodny. A to oznacza, że możesz z niego korzystać skąd chcesz i kiedy tylko potrzebujesz, bez konieczności rezerwowania sali w biurze. Na wszystkie potrzeby osób korzystających z przestrzeni biurowych, sal konferencyjnych, hal widowiskowych czy gabinetów, APA Group odpowiada jednym, praktycznym rozwiązaniem. Do obsługi SRS wystarczy urządzenie wyposażone w system Windows, Android lub iOS z wyświetlaczem i / lub z opcją dotykową. SRS działa w:

  • showroomie technologicznym APA – Czarnym Domie, gdzie służy do rezerwacji poszczególnych pomieszczeń;
  • w jednej z siedzib Samsunga, gdzie obsługuje 20 sal konferencyjnych na 3 piętrach;
  • a także w siedzibach dwóch firm – w jednej w obsługuje rezerwację 6 sal, w drugiej oprócz rezerwacji współpracuje także z platformą Nazca, służącą w tym przypadku do sterowania komfortem pomieszczenia.

System pełen korzyści

Najważniejszym zadaniem systemu SRS jest informowanie użytkowników o dostępności sal. Upoważnieni do korzystania z systemu pracownicy biura, korzystając ze smartfona, tabletu czy laptopa, mogą zawsze sprawdzić plan zagospodarowania sal. Dzięki temu widzą dokładny harmonogram spotkań organizowanych w biurze z informacją o wolnych salach. W ten sposób szybko i łatwo rezerwują potrzebne pomieszczenie na określony czas. Użytkownicy mają dostęp do systemu z poziomu strony internetowej lub poczty elektronicznej. W ramach systemu mogą przypisywać uczestnikom spotkania funkcje organizatora i uczestników. Zaraz po zarezerwowaniu sali, każdy z przypisanych do wydarzenia uczestników otrzymuje automatyczne zaproszenie, które system sam generuje i wysyła. Co ciekawe, sale można rezerwować jednorazowo lub cyklicznie. A dla jeszcze lepszej organizacji spotkań w przyszłości, SRS może też generować raporty online z zagospodarowania sal. To opcja dodatkowa, konfigurowana na życzenie klienta.

Funkcjonalności sali

System SRS ma za zadanie nie tylko usprawnić proces rezerwowania sal, ale też ulepszyć komunikację wewnątrz firmy, raportować zdarzenia czy podnieść komfort pracy w biurze. Stąd szereg funkcjonalności, które realizują wszystkie cele. Poza wyświetlaniem harmonogramu organizowanych spotkań oraz informowaniem o dostępności sal, z pomocą SRS można łatwo wysyłać komunikaty do wybranych grup pracowników czy podwykonawców np. do działu IT, serwisu sprzątającego, firmy cateringowej etc. To ważne, gdy chcesz szybko i sprawnie zorganizować spotkanie z klientem, dbając przy tym o odpowiednią oprawę czy niezbędne urządzenia. System SRS pozwala też na potwierdzenie rozpoczęcia, zakończenia lub przedłużenia spotkania, a także na rejestrację i raportowanie zdarzeń. Pracownicy dostęp do systemu mogą uzyskać za pomocą wyświetlacza umieszczonego przed pomieszczeniem lub bezpośrednio w sali konferencyjnej.

Połączenie sił systemów SRS i BMS

Poza tym system SRS daje też możliwość sterowania komfortem sali przed, w trakcie i po spotkaniu. Oznacza to, że możesz w bardzo prosty sposób*dopasować optymalne parametry oświetlenia, temperatury i jakości powietrza, a także ekranów czy dodatkowych urządzeń. To wpływające na komfort funkcje, które można włączyć po zainstalowaniu w firmie systemu BMS stworzonego przez APA Group. System BMS to kompleksowe rozwiązanie sterujące automatyką budynkową. Pozwala zarządzać wieloma parametrami biura, jest intuicyjny, uniwersalny i w pełni skalowalny. Jeśli jest zainstalowany w biurze, pozwala na rozszerzenie możliwości Systemu rezerwacji sal. Dzięki temu możesz z powodzeniem sterować komfortem, a także korzystać z gotowych scenariuszy użytkowania sali (np. gdy włączysz projektor, automatycznie zmieni się oświetlenie, a rolety zaczną zasłaniać okna, a to wszystko za jednym kliknięciem). Z kolei, by zapewnić bezpieczeństwo, możesz uruchomić funkcję kontroli dostępu.

Technologie napędzają SRS

System SRS jest w pełni skalowalny, bez względu na liczbę lokalizacji, które obsługuje. Można postawić go na chmurze Microsoft Azure. Jest dostępny na każdym urządzeniu z przeglądarką internetową uwzględniając maszyny z systemami Windows, Mac, IOS, Android. Do obsługi systemu wystarczy urządzenie mobilne, co pozwala rezerwować sale zdalnie, z każdego miejsca i o każdej porze. System wykorzystuje również standard iCalendar wykorzystywany przez firmę Apple. Współdziała z takimi narzędziami jak: Google Calendar, iCal, Outlook, Thunderbird co pozwala na jeszcze lepszą organizację spotkań. Wszystkie dane, jakie otrzymuje i przetwarza system, są w pełni bezpieczne dzięki szyfrowaniu danych osobowych, wykorzystaniu protokołu HTTPS i bazy danych MS SQL. Poza tym SRS może być też zintegrowany z systemem BMS stworzonym przez APA Group lub innymi systemami otwartymi.

——–

Interesują Cię możliwości Systemu rezerwacji sal?
Chcesz zobaczyć jak działa w praktyce?
Odwiedź showroom technologiczny APA Black House w Gliwicach. Nasi specjaliści pokażą Ci funkcjonalności SRS oraz możliwości, jakie daje powiązanie z systemem BMS.

1 Gwiazda2 Gwiazdki3 Gwiazdki4 Gwiazdki5 Gwiazdek (oddanych głosów: 4 średnia: 4,75 z 5)
Loading...

Dodaj komentarz

Zobacz również