Serwis korporacyjny
 APA Group  

Artykuły

„W tym roku będę bardziej zorganizowany” – jakie narzędzia sprawdzają się w planowaniu czasu?

Z artykułu dowiesz się:

  • Jakie aplikacje pomagają w korzystaniu z metody Pomodoro
  • W jaki sposób śledzić swoją tygodniową produktywność i nieproduktywność
  • Które narzędzia najlepiej sprawdzają się do tworzenia projektów
  • Dlaczego warto korzystać z „blokerów” stron

Ile razy zdarza się, że coś, co miało być wykonane dziś, jest odkładane w czasie na jutro, pojutrze lub „na wieczne nigdy”? Nie zawsze jest temu winny spadek motywacji. Niekiedy chodzi po prostu o brak skutecznych narzędzi technologicznych, które wspomogą organizację czasu. Poznajcie nasze propozycje i raz na zawsze rozprawcie się z prokrastynacją.

 

Przyzwyczailiśmy się do tego, że technologia jest dziś nieodłączną „towarzyszką” życia prywatnego i zawodowego. Aplikacje mobilne, media społecznościowe, skrzynka pocztowa wysyłająca powiadomienia na smartfonie, newsy czytane na kilkucalowym ekranie – to wszystko jest już codziennością.

Czemu więc, gdy mowa o zarządzaniu czasem, wielu z nas krzywi się mówi, że „nie wie, jak się za to zabrać”?  Te same urządzenia i te same technologie wspierają także ten obszar działań.

Które narzędzia najlepiej sprawdzają się do „ogarniania rzeczywistości”?

Google Kalendarz

Właśnie tak. To niby oczywiste, ale jednak wiele osób wciąż nie korzysta z tego narzędzia, bo na przykład preferuje papierowy notatnik lub w ogóle nie chce poznać funkcjonalności wspomnianej aplikacji.

Tymczasem jest ona bardzo funkcjonalna i zintegrowana z innymi narzędziami, takimi jak Google Hangouts (narzędzie do przeprowadzania spotkań online), Gmail czy Dysk Google.

 

Zwłaszcza jedna funkcja sprawia, że już wielu „tradycjonalistów” porzuciło długopis i notatnik na rzecz Google’owskiej alternatywy. Chodzi o powiadomienia. Ile razy zdarzyło się, że zapomnieliście o czymś ważnym tylko dlatego, że w ogromie pracy nie zajrzeliście do papierowych zapisków? W Google Kalendarz powiadomienia pojawiają się na telefonie i/lub w formie e-maila przypominającego. Nie ma mowy o tym, że coś przegapisz – do każdego wydarzenia przypisany jest domyślny „przypominacz”.

Dodatkowo system poinformuje was o tym, że jakieś zdarzenia czasowo się na siebie nakładają.

Aplikacje wspomagające technikę Pomodoro

Jedną z metod uczących systematyczności, produktywności i skupieniu się na zadaniu jest technika Pomodoro. Bazuje ona na 25-minutowych cyklach intensywnego skupienia i pracy oraz na 5-minutowych okresach odpoczynku.

Jest duży wybór dostępnych dodatków do przeglądarek i aplikacji mobilnych, które pozwalają na włączenie metody Pomodoro do swojego codziennego trybu. To na przykład:

Wystarczy uruchomić licznik. Po upływie wyznaczonego czasu pojawia się przypomnienie i następuje nowy cykl. Użytkownik może modyfikować na przykład czas potrzebny na przerwę oraz ustalić, ile cyklów dziennie jest w stanie wypracować.

Timeneye – jaką ilością czasu naprawdę się dysponuje?

Ciekawym narzędziem jest Timeneye, czyli aplikacja dostępna w wersji online i na smartfona, która wylicza, ile czasu użytkownik poświęca na konkretną aktywność. Zgromadzone dane prezentowane są w formie kalendarza (np. w widoku tygodniowym), na którym dobrze widać, ile minut lub godzin zajmuje na przykład gotowanie, przeglądanie stron rozrywkowych, praca nad ważnym projektem itd.

Będziecie zaskoczeni wynikami i uzmysłowicie sobie, ile czasu dziennie poświęcacie na rzeczy, które wcale nie dają radości, bo są zwykłymi „zapychaczami czasu”. Często to właśnie one sprawiają, że „nie ma się czasu” na to, co naprawdę ważne. A niektóre obowiązki spokojnie można „odhaczyć” szybciej, zamiast przeciągać w nieskończoność – wystarczy odrobina skupienia.

Jedyna wada tego rozwiązania? Czasem zapomina się włączyć licznika.

Nowoczesne tworzenie notatek – Onenote

Intuicyjne tworzenie notatek z każdego miejsca na świecie? Polecamy aplikację Onenote – dostępną jako aplikacja mobilna oraz jako dodatek do systemu operacyjnego Windows.

Jest wyjątkowo intuicyjna i oferuje wiele ciekawych funkcjonalności, między innymi tworzenie odrębnych notesów (np. prywatny i służbowy) z różnokolorowymi zakładkami, pisanie odręczne, odczytywanie tekstu z obrazka, edytowanie grafiki, zaznaczanie markerem, wstawianie plików tekstowych i audio, wycinanie fragmentów treści ze stron internetowych (poprzez skrót klawiszowy Shift + ikona systemowa + S), tworzenie zakładek szyfrowanych hasłem i wiele innych.

Onenote stanowi godną alternatywę dla klasycznego papierowego notatnika, stanowiąc rewelacyjne narzędzie zwłaszcza dla osób pracujących głównie z treściami i danymi cyfrowymi.

 

Poznaj System Rezerwacji Sal i odzyskaj kontrolę nad biurem

Programy do planowania projektów

Wiele firm, zwłaszcza tych działających w obszarze online, stawia dziś na wygodne programy działające online i w formie aplikacji mobilnej, które służą do planowania projektów i rozdzielania zadań indywidualnych lub pomiędzy zespołami. Można z nich jednak korzystać także na własny użytek, planując przedsięwzięcia prywatne i takie służące rozwojowi.

Te narzędzia to:

Zasada ich działania jest podobna: tworzy się tablice z podziałem na kategorie, do których dopisuje się zadania, z możliwością ustalenia terminu, określenia priorytetu itd.

Wybór któregokolwiek z tych narzędzi jest więc kwestią bardzo indywidualną. Trzeba samemu ocenić, który interfejs jest najbardziej przyjazny i intuicyjny.

Z pewnością duże możliwości stwarza Asana, która świetnie integruje się z narzędziami Google.

 

„Blokery” nieproduktywności

Kusi was, by po raz kolejny przescrollować tablicę Facebooka, mimo że musicie w danej chwili skupić się na zadaniu? Koniec z rozpraszaczami. Do grupy narzędzi wspomagających produktywność należą wtyczki do przeglądarek.

Ich głównym zadaniem jest blokowanie dostępu do news feedów, czyli do tablicy w mediach społecznościowych. W takiej roli świetnie sprawdza się na przykład Facebook Container, dedykowany pod przeglądarkę Mozilla Firefox lub Kill News Feed dla Chrome.

Innym typem „blokerów” są dodatki zatrzymujące – na prośbę użytkownika – dostęp do wybranych stron (np. do serwisów plotkarskich) w określonych godzinach. Taką funkcję pełni Cold Turkey (Windows, Mac i Android), w której można ustawiać limity czasowe na korzystanie z komputera, a także na przeglądanie określonych serwisów i aplikacji. Dodatkowym wyróżnikiem jest możliwość korzystania z terminarza oraz opcja dodawania kilkuminutowych przerw od blokowania.

Sztuka produktywności a postanowienie noworoczne

Doba ma tylko 24 godziny i trwa tyle samo dla każdego. Ten czas można spędzić, realizując wiele ciekawych i dających satysfakcję działań albo zmarnować lub – co gorsza – wpaść w wir pracy tylko dlatego, że nie wykonało się w porę koniecznych obowiązków.   

Zbliża się nowy rok, a co za tym idzie – czas postanowień. Wielkie zmiany nie zawsze się sprawdzają, ale warto małymi krokami wprowadzać takie, które przysłużą się większej efektywności i czerpaniu radości z dobrze wykorzystanego czasu.

1 Gwiazda2 Gwiazdki3 Gwiazdki4 Gwiazdki5 Gwiazdek (oddanych głosów: 1 średnia: 5,00 z 5)
Loading...


Zobacz również