Serwis korporacyjny APA Group  

Artykuły

Skuteczny lider lean, czyli kto? – wywiad z ekspertem od usprawniania procesów, Andrzejem Krótkim

Pomaga liderom usprawniać procesy w firmach, aby generować w nich realne oszczędności i pracować łatwiej. Współwłaściciel Instytutu Doskonalenia Produkcji. Koordynator i współtwórca cyklu konferencji Lean Camp. Autor entuzjastycznie przyjętej przez czytelników książki ”Skuteczny lider lean. Jak usprawniać firmy w Polsce i pomagać im więcej zarabiać”, której APA Group jest partnerem.

Opowiedz w kilku słowach dla kogo jest twoja książka i jak jest skonstruowana?

Książka powstała w odpowiedzi na to, co zaobserwowałem w różnych firmach i na studiach podyplomowych, na których prowadzę zajęcia. Zobaczyłem, że jest bardzo wiele chętnych osób – i to na wszystkich w zasadzie stanowiskach: specjaliści, inżynierowie, teamleaderzy, kierownicy, właściciele firm i oczywiście też osoby zarządzające – które chcą wprowadzać usprawnienia. Ale na ich drodze pojawiają się ograniczenia i bariery, które nie pozwalają tego skutecznie robić. Także w sferze umiejętnego zaangażowania swoich współpracowników, kolegów i koleżanek z firm, żeby efektywniej i z większą radością pracować. Moim celem było więc, żeby te osoby zachęcić do tworzenia usprawnień i żeby nauczyć czytelników, jak angażować innych w takie działania. I tak jest właśnie skonstruowana ta książka.

W pierwszej części są opowieści z trzech różnych projektów, które miałem przyjemność prowadzić. Jeden odbywał się w hucie, drugi w firmie handlowej, a kolejny w firmie z branży e-logistycznej, która obsługuje zwroty ze sklepów internetowych – to jest bardzo ciekawa branża w dzisiejszych czasach i bardzo rozwojowa.

W drugiej części książki są z kolei przedstawione moje osobiste i zawodowe doświadczenia, z wprowadzania usprawnień w różnych firmach.

Jest też w książce rozdział pod tytułem: „To jest tak jak… czyli lean management po ludzku”, gdzie na bardzo prostych przykładach, jak współpraca z ubezpieczalnią przy wypadku czy robienie jajecznicy, tłumaczę czym jest lean.

Chyba każdy lider słyszał, już słowo lean, gdybyś miał wyjaśnić te praktyki w kilku prostych słowach laikowi, to jak byś o tym opowiedział?

W najprostszych słowach, to jest robienie tak, żeby było lepiej. To praca najmniejszym możliwym nakładem sił, ale najbardziej efektywnie. Czyli tak, żebyśmy nie marnowali swojej energii na rzeczy bezsensowne i pracowali nad tym, co ma wartość.

A tak pół żartem, pół serio, to mówię, że leanu uczył mnie mój dziadek i tata – bo od tego się zaczęło. Od bardzo prostych codziennych praktyk. Na przykład, że jak gdzieś wyjeżdżasz, to żeby się przygotować, zaplanować. Że jak się zabierasz za jakieś prace remontowe, to żeby je sobie przemyśleć, nie robić głupiej roboty i żeby robić proste usprawnienia. A jak nie masz rozwiązania najwyższej jakości, to po prostu zrób coś, co jest ci w stanie pomóc tu i teraz.  To są rzeczy, które wyniosłem ze śląskiego domu i dopiero potem, w trakcie rozwoju zawodowego, zobaczyłem, że jest cała filozofia i metodyka, które o tym mówią. Dziś dużo się inwestuje czasu, żeby w tych tematach rozwijać się także w firmach.

Są jakieś stałe pytania i problemy, na które napotykasz biorąc udział w szkoleniach i warsztatach lean?

Zdecydowanie tak. Jest lista, która pojawia się praktycznie w każdej firmie i niewiele się od siebie te pytania różnią. Jest taki rozdział w książce, w którym piszę o trudnych pytaniach jakie usłyszy osoba, która usprawnia procesy w firmie. Tych pytań jest kilka i biorą się zwykle z lęków, jakie mamy pracując w firmach i obawiając się zmian. Dotyczą głównie tego, jak to będzie po usprawnieniach. Klasyczne pytanie to na przykład: ile osób straci pracę, jak usprawnimy procesy w firmie?

Autor książki ”Skuteczny lider lean. Jak usprawniać firmy w Polsce i pomagać im więcej zarabiać” – Andrzej Krótki

Ludzie myślą bardzo logicznie. Jeśli okaże się, że robimy coś o 20% szybciej, albo potrzebujemy o 30% mniej zasobów do wykonania jakiegoś zadania, to zadają pytania co stanie się z osobami, które wcześniej były zaangażowane do tych procesów. Dziś jesteśmy w na tyle w komfortowej sytuacji, że rynek jest nienasycony jeśli chodzi o pracownika, więc firmy mogą sobie z tym radzić w różny sposób. Bardzo wiele z nich wybiera drogę usprawnień, żeby mniej pracowników trzeba było w przyszłości zatrudniać, bo jest ich trudno znaleźć ze względu na niewielką liczbę na rynku. Po to ten rozdział, żeby pomóc liderowi lean przygotować się do tych pytań. Żeby z pewnością i satysfakcją podejść do tego, co chcemy robić w trakcie usprawniania firmy.

Jakie dostrzegasz największe bariery przed wprowadzeniem lean w polskich firmach? Co sprawia przedsiębiorcom największe problemy?

Z mojego doświadczenia jest to zwykle niezrozumienie idei. W książce opisałem to na trzech prostych przykładach, z perspektywy lidera, który ma brać udział w takim procesie usprawnień. Jeden z nich nazwałem „efektem upierdliwej ciotki”. Jest to sytuacja, gdy ktoś z zewnątrz przychodzi do nas i zaczyna opowiadać, pokazywać palcem, jakie mamy niedoskonałości u siebie. Oczywiście intencje tej osoby są dobre, bo chce nam pomóc i pokazać to, co możemy usprawnić. Jeśli jednak zrobi to nieumiejętnie, bez wyczucia, to wychodzi z tego taka upierdliwa ciotka, która palcem pokazuje nam nasze błędy. I wtedy łatwo się rozminąć z zaplanowanymi usprawnieniami, bo ludzie  mogą się w sobie zamknąć. Przecież nikt nie lubi słuchać upierdliwej ciotki!

Druga bariera to jest przerost terminologii. Jest w tej branży dużo specjalistycznego języka, mądrych słów – TPM, SMED, visual management, Kanban, Kaizen – pod którymi kryją się logiczne i proste usprawnienia. Używając takiego języka w polskich firmach często natrafia się na ścianę. Jak się przychodzi z takimi niezrozumiałymi skrótami i wielkimi ideami, to pojawia się bariera między pracownikami i między tymi, którzy chcą te usprawnienia wprowadzać. To się bierze oczywiście z niezrozumienia. Właśnie dlatego warto położyć duży nacisk na właściwe porozumiewanie, mówienie prostym językiem, tak żeby wszyscy się rozumieli w całym tym usprawnianiu i lean’owaniu.

Cytat
W uproszczeniu - Lean to praca najmniejszym możliwym nakładem sił, ale najbardziej efektywnie. Tak żebyśmy nie marnowali swojej energii na rzeczy bezsensowne i pracowali nad tym, co ma wartość.

Myślę też, że wielki problem sprawia przedsiębiorcom, żeby się właściwie nastawić na proces usprawniania. Żeby podejść do tego ze zrozumieniem dla pracowników i ich uczuć, a jednocześnie ze zrozumieniem do biznesu i celu finansowego dla firmy. Chodzi o otwartość i wzajemny szacunek, a to nie jest takie proste. Ale jak się to już właściwie zrobi i zadba o fundamenty tego procesu, to postęp jest dużo łatwiejszy i satysfakcja jest niesamowita.

Gdybyś miał wymienić 3 największe zalety lean, które mogłyby przekonać przedsiębiorcę do zarządzania w ten sposób, to byłoby to?

Trzy to zdecydowanie za mało, bo w mojej opinii ta lista jest dużo dłuższa. Ale jednym z głównych jest stałe podejście do doskonalenia – filozofia usprawniania się małymi krokami, dzień po dniu. Dlatego często mówię, że moje motto brzmi: rób tak, żeby było lepiej. Czyli skupiam się na tym, żeby dzisiaj czy jutro było o kawałeczek lepiej w każdym temacie, niż było wczoraj. To jest bardzo prosta metoda, która pozwala w dłuższej perspektywie osiągnąć lepsze wyniki.

Druga zaleta, jest taka, że lean opiera się na danych i na pomiarach. Na przykład patrzymy, że wykonywanie jakiejś czynności trwa godzinę i naszym celem jest żeby ją skrócić i zaoszczędzić 20-30% tego czasu. A jak nam się to uda to mamy bardzo konkretny efekt. Jesteśmy też w łatwy sposób w stanie przeliczać to na pieniądze i zyski. To często trafia do przedsiębiorców.

Z kolei to, co trafia do pracowników w firmach, to że lean jest bardzo intuicyjny, bardzo prosty. Chodzi o to, żeby wykorzystywać najprostsze narzędzia do usprawniania. Czasem wystarczy sobie zapisać na dużej tablicy kolejność wykonywania czynności, czy nakręcić filmik, żeby naszym współpracownikom było prościej zrozumieć to, co robimy. I już mamy efekty, bo pracownik nauczy się nowej umiejętności szybciej. Kierownik zobaczy w jakim jesteśmy miejscu i podejmie właściwą decyzję. Mój kolega z pracy dowie się jak pracować w drugim dziale i podpowie, jak można pracować efektywniej dzięki swoim doświadczeniom – tych zalet jest naprawdę wiele. Najważniejsze są jednak te codzienne usprawnienia kawałek po kawałeczku. One są bardzo mierzalne, widzimy szybko efekty. A nasi koledzy i nasze koleżanki, jak już załapią bakcyla, to chętnie działają i trudno jest się w tych usprawnieniach zatrzymać.

Coraz więcej firm wprowadza praktyki lean w życie, czy możesz podzielić się jakimiś inspirującymi przykładami z polskiego lub z zagranicznego rynku, które w praktyce pokazują zastosowanie opisywanych przez ciebie w książce metod?

W kilku słowach jest trudno, dlatego przeznaczyłem prawie połowę książki, żeby takie najlepsze projekty zaprezentować. Warto wspomnieć, że pokazuję tam przykłady usprawnień, które przyniosły ponad 4 miliony złotych oszczędności w skali roku. Możemy takich prostych przykładów szukać także każdego dnia – czasami wystarczy się przejść po lotnisku, żeby zobaczyć jak wizualizacje i proste znaki pomagają nam odnaleźć drogę i dostać się szybciej tam, gdzie chcemy. To są rzeczy, które możemy zobaczyć na co dzień.

Umieściłem w książce głównie przykłady z firm, bo do tego często mamy utrudniony dostęp. Trzeba pojechać na konferencję – taką jak nasze środowisko organizuje np. Lean Camp, trzeba pójść do firmy takiej jak APA, żeby zobaczyć jak można się w XXI wieku usprawniać. Ale dla większości osób takie informacje są trudno dostępne, dlatego w książce opisałem to na przykładach z życia firm.

Na koniec opisałem też przykłady z Korei, w której miałem okazję być kilka lat temu. Podczas podróży po tym kraju zobaczyłem, bardzo dużo usprawnień w codziennym życiu, z których korzystają Koreańczycy. Uwieczniłem to na zdjęciach, bo chciałem pokazać, jak można myśleć w ten sposób, jak można małymi krokami się usprawniać. Chciałbym żeby każdy, kto sięgnie po tę książkę, mógł działać w ten sam sposób i korzystać z tych praktyk.

Każdy autor i praktyk tematu ma swoje inspiracje, czy możesz się podzielić jakimiś ciekawymi książkami lub ulubionymi autorami, którzy piszą na temat skutecznego zarządzania? A może jest w marketingu jakaś postać, która szczególnie mocno inspiruje cię do działania?

Książek można oczywiście polecić bardzo dużo. Na pewno warto poznać „7 nawyków skutecznego działania” – Stephena Coveya, czy też literaturę leanową kaizen – Masaaki Imai. Warto również sięgnąć po polskich autorów. Na przykład książkę Tomasza Króla – „Lean management po polsku”, czy też „Zegar rozwiązywania problemów”.

Szczerze powiedziawszy ja obecnie dużo słucham, szczególnie różnych wystąpień. Od 2-3 lat moją inspiracją jest amerykański mówca – Eric Thomas. To jest człowiek, który dużo swojej uwagi poświęca komunikacji, rozwiązywaniu problemów. Bardzo inspirujący mówca. Bardzo do mnie przemawia, bo posługuje się prostymi, zrozumiałymi, życiowymi przykładami i pokazuje jak można lepiej działać w życiu i w firmach. Jak tylko mogę i mam chwilę, to sięgam po nagrania z jego wystąpień. Gorąco polecam.

Autor książki z Prezesem APA Group – Arturem Pollakiem

APA została oficjalnym partnerem książki, planujesz jeszcze jakieś inne kooperacje z naszą firmą? Gdzie widzisz wspólne pola do działania?

Od momentu jak trafiłem na APA, gdy kilka lat temu z prezesem Arturem Pollakiem poznał mnie Adam Moszyński (red. Koordynator Projektu w APA Group i specjalista lean), od początku poczułem chemię. Mam takie poczucie, że wspólnie chcemy działać tak, żeby świat był lepszy i poprawiać go każdego dnia, czuję wspólny flow. Myślę, że kooperacja przy tej książce, wyszła tak dobrze, że ja jestem otwarty na kolejne akcje, ale gdzie nam się przyjdzie jeszcze spotkać i na jakich polach? Myślę, że to będzie dla obu stron bardzo przyjemna niespodzianka. Teraz, kiedy rozmawiamy nakład książki sięga już ponad 1000 sprzedanych sztuk, a pozycja jest na rynku dopiero 3 miesiące. Dla autora, który debiutuje jest to bardzo dobry wynik i jestem wdzięczny APA za wsparcie i za to, że inwestujecie swój czas i wiarę we współpracę z takimi osobami, jak ja. Bardzo za to dziękuję. Dało mi to sporego kopa i wierzę, że w przyszłości jeszcze nie jeden projekt przed nami.

Na koniec powiedz, gdzie można cię spotkać na co dzień, albo jak skorzystać z twojego doświadczenia jako praktyka lean?

Na co dzień jestem współwłaścicielem Instytutu Doskonalenia Produkcji, który zajmuje się pomocą firmom w Polsce i zmienia usprawnienia na konkretne zyski i mierzalne efekty. Mieścimy się w Gliwicach, ale gdybym powiedział, że można mnie spotkać w tym mieście, to byłoby to spore nadużycie, bo w tej pracy często się podróżuje – taka specyfika. Choć ostatnio przenosimy część naszych działań także mocno do internetu i często spotkania i warsztaty robimy ze swojego biura, poprzez różne webinary.

Można mnie też spotkać na facebookowej stronie IDP, podczas takich spotkań, które nazywamy Lean Lunch – odbywają się w każdy wtorek o 13-tej – lub na konferencjach branżowych. Całkiem niedawno byłem na konferencji SPIN w Krakowie. Za chwilkę organizujemy też własną konferencję – Lean Camp: 22-23 maja na Śląsku.

A na co dzień to w większości można mnie znaleźć w firmach, gdzie pomagam liderom lean usprawniać ich procesy w taki sposób, żeby przynosiły mierzalne i konkretne oszczędności.

1 Gwiazda2 Gwiazdki3 Gwiazdki4 Gwiazdki5 Gwiazdek (oddanych głosów: 2 średnia: 5,00 z 5)
Loading...

Dodaj komentarz

Zobacz również